Penting! Baca Panduan Ini Sebelum Kamu Bikin Event Offline

Sudah siap menggelar event besar lagi? Jangan lupakan perkembangan pedoman penyelenggaraan kegiatan atau pertemuan besar, ya. Event creator harus memahami dengan baik panduan yang harus ditaati saat mengadakan event berskala besar. 

Kamu harus mengerti panduan event offline untuk mengatur akses masuk ke dalam venue acara. Mulai dari akses masuk hingga keluar, apalagi akses darurat, semua harus kamu pahami ya. Di bawah ini adalah panduan akses masuk ke acara (venue) berdasarkan pedoman dari Kemenparekraf.

Panduan sistem antrean event offline:

1. Menyiapkan area antrean yang cukup disesuaikan dengan jumlah orang yang akan hadir
2. Jarak antrean antar orang minimal 1 (satu) meter ke depan/ke belakang/samping, di setiap area antrean, harus diberi tanda garis jarak yang terlihat jelas oleh orang yang mengantre.
3. Gunakan barikade atau tali antrean untuk memastikan orang tetap dalam garis antrean, memastikan tidak adanya kerumunan.
4. Area antrean yang harus diperhatikan: akses masuk, toilet, tempat ibadah, area tenant/booth, akses keluar, dan lainnya.
5. Disarankan untuk membuat jadwal masuk pengunjung dan dibagi-bagi beberapa gelombang atau pengunjung diberi pilihan jam kedatangan dan pintu masuk pada saat memesan tiket, sehingga tidak terjadi penumpukan pengunjung.
6. Menyiapkan petugas dalam jumlah cukup di sepanjang lintasan antrean untuk memastikan SOP/panduan kesehatan berjalan dengan baik.

Baca Juga: Belajar dari Konser Astroworld, Ini 3 Hal Yang Harus Dipersiapkan Untuk Event Berskala Besar

Prosedur masuk acara untuk pengunjung:

1. Pengunjung memasuki tempat acara (venue) melalui akses pintu masuk yang telah ditentukan oleh penyelenggara kegiatan (event).
2. Pengunjung menjaga jarak aman minimal 1 (satu) meter, dengan mengikuti jalur antrean.
3. Melakukan pengukuran suhu tubuh di akses/pintu masuk untuk seluruh pengunjung. Apabila ditemukan suhu >37,3 C (2 kali pemeriksaan dengan jarak 5 menit), tidak diperkenankan masuk.
4. Untuk kegiatan (event) berbayar, setiap pengunjung harus dapat menunjukkan tanda masuk (tiket/barcode/ID Card). - Satu tanda masuk hanya berlaku untuk satu orang; - Nama yang tertera harus sesuai nama asli dengan menunjukkan ID yang sah
5. Pengunjung yang akan memasuki tempat acara (venue) harus memakai Alat Pelindung Diri (APD) yang sudah ditetapkan oleh penyelenggara kegiatan (event).
6. Pengunjung yang akan memasuki area pertunjukan harus mencuci tangan dengan sabun dan air mengalir atau menggunakan hand sanitizer. 

Setelah memahami prosedur akses masuk venue, event creator harus bisa mengatur situasi di dalam venue juga. Hal ini untuk mempertimbangkan faktor risiko jumlah partisipan dan tata kelola acara. 

Prosedur Pengelolaan Pengunjung (Crowd Management):

1. Memastikan jumlah pengunjung yang masuk ke tempat acara (venue) mengikuti kebijakan pemerintah daerah setempat.
2. Membuat denah seluruh tempat acara (venue) serta memperbanyak pemasangan rambu penunjuk arah
3. Membuat rambu penanda jaga jarak
4. Membuat rambu/penunjuk arah untuk menghindari kerumunan
5. Terus mengingatkan para pengunjung untuk menaati panduan yang ada, dan tetap menjaga jarak aman.
6. Membentuk tim khusus yang bertugas untuk memastikan panduan dijalankan oleh semua pengunjung yang hadir.

Baca Juga: Udah Siap Bikin Event Offline Lagi? Ini Dia Persiapan Penting Untuk Event Offline

Selain itu, event creator tentu harus menentukan rencana darurat. Kamu harus menyiapkan tim untuk menangani hal-hal tak terduga yang bisa saja terjadi di dalam venue. Berikut prosedur yang harus diikuti pada kondisi darurat:

Prosedur Darurat (Emergency):

1. Prosedur darurat ini adalah kondisi dimana pihak penyelenggara kegiatan (event) menemukan orang yang terindikasi terjangkit COVID-19, bagaimana penanganannya: 

Pihak penyelenggara kegiatan (event) bekerja sama dengan dinas kesehatan penanganan COVID-19, membawa pengunjung tersebut menuju ruang isolasi agar tidak terjadi kontak fisik dengan pihak lain; Penanganan selanjutnya oleh pihak dinas kesehatan setempat, yang bertanggung jawab terhadap ruang isolasi; Pengunjung tersebut akan diantarkan menuju rumah sakit rujukan untuk mendapatkan penanganan lebih lanjut. 

2. Melokalisir dan menutup area terkontaminasi

Melakukan identifikasi area/ruangan/lokasi terkontaminasi yang meliputi semua area/ruangan/lokasi yang pernah terkontak/dikunjungi orang terkonfirmasi COVID-19 dan melokalisir/menutup area/ruangan/lokasi terkontaminasi sesuai ketentuan pemerintah daerah setempat. 

3.  Pembersihan dan disinfeksi area/ruangan terkontaminasi 

Penyelenggara kegiatan (event), melakukan pembersihan dan disinfeksi pada area/ruangan terkontaminasi

4. Mempersiapkan jalur evakuasi dan titik kumpul, apabila terjadi bencana.

Kemenparekraf juga menyediakan pedoman penyelenggaraan kegiatan untuk pra-event dan pasca event. Pastikan kamu membaca dan memahami dengan lengkap pedoman ini ya.

Selain memahami panduan event offline di dalam venue, event creator juga harus tahu peralatan yang harus disiapkan jika ingin mengadakan event offline lagi. Hal ini harus dilakukan agar semua yang hadir pada acara dapat kembali dengan sehat dan selamat. Gak mau kan ada apa-apa dengan pengunjung event kamu?

Kamu bisa dengan tenang bikin event bareng LOKET lagi, karena LOKET bisa bantu kamu dengan bikin event offline maupun online dengan tenang. Apalagi dengan fitur GetSafety dari LOKET yang siap memfasilitasi event offline kamu biar tetap aman.

Yuk, bikin event kamu bareng LOKET, di sini.