Semua Tentang Event Organizer: Arti dan Tugasnya

Pernah mendengar istilah event organizer? Buat kamu yang ingin membuat event dengan lebih nyaman, menggunakan jasa event organizer adalah hal yang penting! 

Mereka bisa merencanakan, mengatur, dan bahkan melaksanakan event yang kamu inginkan. Bahkan, karena profesinya, event organizer biasa memiliki relasi networking yang baik untuk kepentingan event kamu.

Di blog ini, kita akan membahas secara lebih detail mengenai arti dan tugas event organizer. Yuk, baca terus untuk tahu selengkapnya.

Event Organizer adalah

Event organizer, juga dikenal sebagai event planner atau event coordinator, adalah para profesional yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur, dan melaksanakan berbagai jenis acara. Mereka bekerja sama dengan klien untuk memahami tujuan dan keinginan klien untuk acara tersebut dan kemudian bertanggung jawab atas semua teknis dan logistik yang diperlukan untuk memastikan keberhasilan pelaksanaannya.

Event organizer terampil dalam mengelola semua aspek acara, mulai dari konseptualisasi awal dan budgeting hingga pelaksanaan dan evaluasi akhir.

Keterampilan Event Organizer

Event organizer perlu memiliki keterampilan organisasi dan multitasking yang sangat baik, perhatian yang kuat terhadap detail, kemampuan komunikasi dan negosiasi yang efektif, dan kemampuan untuk bekerja dengan baik di bawah tekanan. 

Mereka juga harus tetap mengikuti tren dan teknologi event terkini untuk memberikan pengalaman yang inovatif dan berkesan bagi klien dan peserta mereka. 

Tugas Event Organizer

Tugasnya yang meliputi keberlangusngan event dari awal hingga akhir membuat event organizer memiliki beberapa tanggung jawab. Tanggung jawab event organizer biasanya meliputi:

1. Pengembangan konsep

Karena event organizer bertugas dari pra-event, mereka akan berkolaborasi dengan klien untuk memahami “apa sih visi, tema, dan tujuan acara tersebut?”. Barulah mereka menerjemahkan ide-ide tersebut ke dalam rencana yang konkret. 

2. Budgeting

Membuat sebuah event tidak lepas dari rencana pembiayaan. Itulah mengapa tugas ini akan jatuh kepada event organizer. Budgeting dalam hal ini akan meliputi perkiraan biaya keseluruhan acara: sewa venue, peralatan, katering, entertainment, marketing, dan pengeluaran lainnya, serta pengelolaan budget secara efektif. Gak ada event creator yang ingin menyia-nyiakan budget bukan? 

3. Pemilihan tempat

Tugas ini meliputi pencarian venue yang tepat dengan kebutuhan acara. Venue ini harus sesuai dengan konsep acara, kapasitas yang diperlukan, lokasi, dan fasilitas. 

4. Koordinasi vendor

Event organizer akan mencari dan mengelola vendor, supplier, dan kontraktor untuk berbagai layanan yang diperlukan untuk acara tersebut. Misalnya saja seperti katering, peralatan audiovisual, dekorasi, transportasi, keamanan, serta on-ground handling.

5. Manajemen logistik

Tugas manajemen logistik ini meliputi: pengawasan aspek logistik, termasuk penjadwalan, pengembangan jadwal, koordinasi transportasi, mengatur akomodasi, dan mengelola pendaftaran atau ticketing.

6. Promosi acara

Gak cuma mempersiapkan teknis, tentu ada aspek promosi acara yang harus dikelola oleh event organizer. Mereka harus bisa mengembangkan strategi pemasaran dan promosi untuk menarik peserta event, berkoordinasi dengan tim PR (public relations), merancang dan mendistribusikan materi acara, dan memanfaatkan media sosial dan platform lain untuk membuat event menjadi tren.

7. On-ground handling

Event organizer perlu hadir selama acara untuk mengawasi semua operasi, berkoordinasi dengan staf dan vendor, menangani masalah atau keadaan darurat apa pun, dan memastikan kelancaran flow event. Terkadang, tugas ini ditangani langsung oleh event organizer, tetapi ada juga yang menggunakan vendor khusus on-ground handling yang akan memastikan keberlangsungan acara tetap sesuai rencana.

8. Evaluasi dan feedback

Tidak ada acara yang sempurna tanpa pembelajaran. Itulah mengapa melakukan evaluasi dan belajar dari event terdahulu adalah hal yang penting. Event organizer patut melakukan evaluasi pasca acara untuk menilai keberhasilannya, mengumpulkan feedback dari klien dan peserta event, serta mengidentifikasi area untuk perbaikan di acara mendatang.

Apakah Event-mu Memerlukan Event Organizer?

Untuk memutuskan apakah event kamu membutuhkan event organizer atau tidak, pikirkan lagi apakah tim kamu mumpuni jika menangani event di setiap aspeknya. Jika kamu masih memerlukan keterampilan lebih dan tidak punya orang yang tepat untuk memastikan acara berjalan sempurna, menggunakan jasa event organizer adalah keputusan yang tepat. 

Loket.com menyediakan layanan 360 untuk bikin event kamu berjalan lancar. LOKET 360 menyediakan layanan:

a. Ticket management

b. Crowd management & hospitality

c. Event management

d. Sponsorship & partnership

e. Digital promotion & activation

Apa aja sih yang termasuk dalam layanan di atas? Cek di sini untuk tahu semua yang bisa kamu lakukan pakai layanan LOKET 360! Ayo, bikin event hits-mu sekarang di Loket.com.