8 Cara Jitu Bikin Event Virtual Berskala Global

Sejak pandemi, event virtual menjawab keterbatasan event offline, yaitu audiensnya tidak terbatas dan dapat dilakukan di mana saja. Sudah saatnya kamu mulai mempertimbangkan potensi ini menjadi kenyataan dengan menciptakan event virtual yang dapat disaksikan secara global!

Jika kamu masih bingung harus mulai dari mana, yuk lanjut baca karena LOKET punya solusinya.

Bagaimana Cara Bikin Event Virtual Berskala Global

Ada beberapa faktor penting yang harus kamu pertimbangkan untuk merencanakan event virtual besar yang sukses. Ini dia faktor yang harus kamu pertimbangkan:

1. Pikirkan tentang tujuan utama dari event kamu

Source: freepik.com/tirachardz

Mengidentifikasi tujuan utama virtual event global kamu adalah langkah pertama. Manajemen acara berskala besar memerlukan pertimbangan yang baik, bukan hanya tentang bagaimana melaksanakan acara tersebut, tetapi juga tentang bagaimana membuatnya menjadi acara yang bermakna bagi para peserta. 

Misalnya, kamu mempertimbangkan seberapa interaktif acara. Jika tujuanmu adalah untuk menginformasikan dan mendidik, kamu mungkin memerlukan pembicara ahli untuk menyampaikan konten. 

2. Pilih tanggal yang tepat

Source: freepik.com/rawpixel.com

Setelah mengidentifikasi audiens kamu dan dari mana mereka berasal, periksa kalender untuk mencari hari libur yang mungkin bertentangan dengan acara kamu. Gak hanya liburan, kamu juga harus mengantisipasi tanggal di sekitar liburan untuk kemungkinan ekstensi liburan atau persiapan liburan.

Cari tahu libur nasional/keagamaan yang berlaku di berbagai negara yang menjadi target audiens. Misalnya kamu menghindari tanggal libur lebaran jika audiens yang ditargetkan adalah audiens Indonesia dan Malaysia. Hasilnya? Event virtual kamu akan dapat dihadiri banyak peserta secara global.

Baca Juga: Mau Bikin Event? Cek Inspirasi Topik Webinar Yang Bakal Happening di Tahun 2022

3. Zona waktu

Ketika kamu sudah bagaimana rencana acara virtual berskala besar dengan audiens lintas negara, menentukan waktu acara bisa jadi langkahmu selanjutnya. Pahami zona waktu dan buat strategi untuk mengatasi perbedaan waktu.

Misal, jika ingin menarik audiens dari zona waktu berbeda, kamu bisa membuat acara virtual dengan beberapa sesi. Solusi pertama, buat sesi pada waktu yang berbeda dengan pembicara yang berbeda. Atau, kamu juga dapat mencoba menyediakan konten sesuai dengan permintaan, yang dapat diakses pada waktu berbeda sesuai pada ketersediaan audiens. Selaraskan strategi untuk memastikan event virtual kamu ditayangkan pada waktu yang sesuai dengan beragam audiens.

4. Pilih platform event

Menyelenggarakan acara besar secara online membutuhkan platform yang dapat menjangkau audiens yang luas tanpa gangguan. Memilih platform adalah keputusan penting untuk acara virtual karena kamu pasti menginginkan proses streaming acara yang mulus dan bebas masalah bagi peserta.

LOKET misalnya, menyediakan platform GoPlay Studio sebagai salah satu platform event virtual. GoPlay memiliki fitur yang dapat membantu event-creator saat mengadakan acara virtual, yaitu: Real-time Interactive Live Streaming, Access Control, Screen Record Protection, Live Tipping Mechanism, Live Tipping Mechanism, Gameshow, Workshop / Webinar. Kamu bisa lihat fitur-fitur tersebut di sini.

Tapi, event creator tidak terbatas pada platform tersebut saja. Penyelenggara event juga dapat memilih platform lain yang sekiranya tepat untuk jenis event virtual mereka. 

5. Pilih pembicara dan bintang tamu unggulan

Source: freepik.com/tirachardz

Karena event virtual kamu kemungkinan akan menarik peserta dari berbagai wilayah, kamu ingin menawarkan pilihan pembicara dan bintang tamu sebagai salah satu value dari event. Saat memilih pembicara, pastikan kamu memilih orang dengan latar belakang dan sudut pandang berbeda, yang dapat membantu kamu menyampaikan konten yang beragam dan menarik kepada audiens.

6. Teknologi dan Fitur

Kecepatan dan sinyal Internet sangat penting untuk event virtual yang diadakan secara langsung. Tanpa sinyal yang baik, kamu mungkin akan mengalami gangguan dan delay yang tidak terduga dalam pengiriman video dan audio. Tentu hal ini akan mempengaruhi kepuasan peserta dan performa event. Pastikan ruang  yang digunakan penyelenggara atau bahkan speakers dilengkapi dengan peralatan dan kondisi yang baik untuk streaming langsung. 

Baca Juga: Cara Bikin Event Vaksin Loket.com

7. Bahasa

Sebelum mengadakan acara, perhatikan bahasa yang dapat dimengerti oleh audiens. Setelah itu kamu bisa menyiapkan interpreter/penerjemah untuk acara, atau menggunakan bahasa yang memiliki suara terbanyak dari hasil pencarian sebelumnya.

8. Sponsor

Merencanakan acara virtual berskala besar membutuhkan sponsor yang lebih besar. Rancang tingkatan dan paket sponsorship sehingga kamu dapat menarik berbagai sponsor. Kamu bisa mencari lebih banyak lagi cara mendapatkan sponsor di sini. Salah satu faktor penting yang meningkatkan kredibilitas event kamu di mata sponsor adalah platform penjualan tiket event online yang profesional, misalnya seperti LOKET. LOKET menyediakan fitur khusus untuk Event Online dan juga berbagai metode pembayaran yang memudahkan peserta.

Baca Juga: Bikin Event Gokil Pakai Fitur Face Recognition dari LOKET

Buat Event Virtual Globalmu Dengan Mudah

Pertimbangan matang dari elemen perencanaan penting, dari konektivitas tempat hingga ketersediaan audiens dapat menjadi faktor penentu kesuksesan event kamu. Coba deh, lihat contoh-contoh event virtual terbaru sebagai inspirasi, kamu bisa merancang acara yang melibatkan peserta dalam ruang virtual. 

Kalau mau lebih mudah, LOKET bisa bantuin kamu kok. LOKET bisa bantu kamu cari sponsor untuk event online sampai promosiin event kamu, gratis lagi. 

Yuk, bikin event virtual globalmu di Loket.com.