Jaka Wiradisuria: Ini Tantangannya Bikin Festival Apresiasi Mitra Gojek!

Pernah dengar event Festival Mitra Gojek? PT Aplikasi Karya Anak Bangsa rutin mengadakannya dengan tema-tema berbeda di setiap quarter. Dalam tahun ini sudah ada Festival Olahraga Mitra (Q1 2019), Festival Ramadhan Mitra (Q2 2019), Festival Apresiasi Mitra (Rebranding GOJEK Juli 2019) dan Festival Merahputih Mitra (Q3 2019).

Tujuan event ini adalah untuk untuk membangun hubungan baik dengan para mitranya, memberikan penghargaan dan rasa terima kasih atas kerja keras mereka, dan pada tahun ini juga dimanfaatkan untuk menularkan semangat barunya sebagai superapps. Mengundang puluhan ribu drivers dan dilaksanakan di lebih dari 80 kota dari Sabang sampai Merauke, festival keren ini dikelola secara mandiri oleh Gojek.

Salah satu event tunggal besar dari berbagai Festival ini adalah Festival Apresiasi Mitra Gojek Jabodetabek yang diselenggarakan di Bumi Perkemahan dan Wisata (Buperta), Cibubur dengan mengundang lebih dari 10.000 drivers seJabodetabek. Jumlah yang fantastis, bukan?

Mengundang ratusan audiens dalam sebuah event saja, bukanlah hal yang mudah dilakukan. Apalagi, jika kamu membuat event seperti Festival Apresiasi Mitra Gojek ini! Mengundang ribuan orang, dengan beberapa tempat pelaksanaan yang berbeda, dan di waktu pelaksanaan yang sama, Jaka Wiradisuria (Head of Driver Engagement Gojek) selaku penanggung jawab acara ini pun mengakui bahwa ia dan tim menghadapi berbagai tantangan dalam mempersiapkannya. Nah, dalam artikel kali ini Jaka ingin berbagi pengalamannya dalam menghadapi segala tantangan pengelolaan event berskala besar pada Event Creator Loket.com. Yuk, simak ulasannya di sini!

Kesulitan mengelola pendaftaran ribuan orang calon pengunjung

Atur jumlah pengunjung event yang hanya ratusan orang saja sudah ribet. Bagaimana jadinya yah kalau kamu harus bikin event yang audiensnya puluhan ribu seperti Jaka Wiradisuria dan timnya? Bayangkan kalau kamu harus buat pendaftarannya secara manual lewat japri. Bisa-bisa chat pribadi ketutup sama chat calon pengunjung. Belum lagi, kamu harus mengelola data pendaftarannya kembali. Mendata ulang dari mereka yang japri, kemudian memindahkannya dalam dokumen Google Sheet agar terlihat jumlah dan data pendaftaran.

Kamu bisa sih mengakalinya dengan menggunakan Google Form. Namun, kalau event kamu dilaksanakan di 80 kota yang berbeda, harus ada PIC yang mengelola data perkotanya satu persatu. Memindahkan data dan merapikannya agar lebih mudah dibaca. Skip sedikit, bisa-bisa ada peserta festival yang tidak terdata. Kebayangkan berapa banyak orang yang kamu butuhkan dan sebagaimana ribetnya?

Jumlah Pengunjung Hari H Sulit Diprediksi

Festival Apresiasi Mitra Gojek adalah event gratis yang undangannya disebarkan ke seluruh drivernya. Tidak ada commitment fee untuk memprediksi hari jumlah pengunjung yang pasti datang. Berbeda dengan kamu yang membuat konser atau festival musik dengan tiket berbayar. Jumlah tiket yang terjual adalah cara untuk memprediksi jumlah kehadiran pengunjung. Lalu, bagaimana dengan kamu yang membuat event berskala besar dengan tiket gratis seperti Festival Apresiasi Mitra Gojek?

Memprediksi jumlah pengunjung yang hadir adalah tantangan sendiri, bukan? Biasanya, Event Creator yang membuat acara gratis hanya bisa berusaha memaksimalkan promosi dan mengharapkan jumlah pengunjungnya sesuai ekspektasi di hari H pelaksanaan. Jika pengunjung yang datang melebihi ekspektasimu, hal ini akan mempengaruhi kenyamanan mereka dan persiapanmu. Jika pengunjung yang datang kurang dari ekspektasimu, jerih payah usahamu akan dipertanyakan dan bisa-bisa acara kamu bakal garing karena sepi. Kira-kira apa ya solusinya?

Keterbatasan Data, Sulit Kenali kebutuhan Pengunjung

Nah, masalah yang ini sangat berhubungan dengan poin sebelumnya. Kalau jumlah pengunjung saja sulit untuk diprediksi, pastinya kebutuhan pengunjung akan lebih sulit untuk dikenali. Bayangkan jika kamu adalah penanggung jawab Festival Apresiasi Mitra Gojek! Bagaimana cara kamu mengelola event besar dengan tiket gratis ini bisa menyediakan makanan, hiburan, bahkan membagikan atribut untuk para drivers sesuai kebutuhan mereka?

Jaka Wiradisuria dan tim menggunakan momen Festival Apresiasi Mitra ini sebagai wadah membagikan jaket baru untuk para drivers. Pastinya, mereka membutuhkan data jumlah pasti pengunjung lengkap dengan ukurannya. Lalu, bagaimana cara mereka mengatasinya?

Segala tantangan yang dihadapi Jaka Wiradisuria dalam mempersiapkan Festival Apresiasi Mitra Gojek ini sudah terpecahkan lho Event Creator. Bukan iklan nih! Jaka Wiradisuria memang sudah kenal Loket.com sebelumnya dan menghubungi Event Consultant kami untuk bisa memaksimalkan event kerennya ini walaupun gratis. Untuk mengelola pendaftaran peserta Festival Apresiasi Mitra Gojek yang dilaksanakan di satu hari yang sama dengan target audiens yang besar dan berada di berbagai kota, Loket.com bisa membantu Jaka dan timnya dengan sistem pendaftarannya. Sistem ini bekerja secara otomatis dan terupdate secara realtime. Kamu tinggal bikin event pagenya, Loket.com akan mengolah datanya.

Data di Loket.com tidak hanya melaporkan jumlah drivers yang mendaftar, tapi juga mengkonfirmasi kedatangannya di hari pelaksanaan. Jadi, kamu bisa lebih mudah untuk menentukan setiap langkah apa yang kamu harus lakukan untuk menambah atau membatasi jumlah pengunjung. Nah, dengan sistem ini Jaka Wiradisuria dan timnya juga bisa mendapatkan data pengunjung yang mereka butuhkan. Walaupun event mereka gratis, Festival Apresiasi Mitra Gojek tetap dapat menggunakan fitur “Formulir Data Tambahan” untuk meminta pengunjung mengisi ukuran atribut yang akan dibagikan pada hari pelaksanaan. Cek video berikut ini untuk cari tahu bagaimana fitur ini juga bisa membantu event kamu ya:

Gimana? Nggak perlu takut lagi untuk berkreasi bikin event sebesar apapun. Loket.com siap bantu apapun skala dan jenis event kamu. Yuk, manfaatkan Loket.com dan #JadiinAja event keren mu sekarang!